Atlassian Confluence: Wie können nach der Einführung möglichst viele Mitarbeiter die “neue” Art des Zusammenarbeitens erlernen? Welche Inhalte können produziert werden?

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Wie können nach der Einführung möglichst viele Mitarbeiter die “neue” Art des Zusammenarbeitens erlernen? Welche Inhalte können produziert werden?


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Um diese Fragen zu klären, möchte ich Ihnen beispielhaft zwei Anwendungsfälle nennen, die relativ leicht und universell einsetzbar sind.

Das erste Beispiel nenne ich einfach mal “Ideen für das Mittagessen”. So könnte auch der Titel einer Seite lauten. Ich habe eine Idee für ein Mittagessen an einem bestimmten Standort meines Unternehmens. Gehen wir davon aus wir sind in Wiesbaden, dementsprechend wäre der Titel “Ideen für das Mittagessen in Wiesbaden”. Die Idee hinter dieser Seite ist, dass Mitarbeiter untereinander Vorschläge austauschen können, wie man am besten den Hunger am Nachmittag beseitigen könnte. Wir bei //SEIBERT/MEDIA haben beispielsweise immer drei Gerichte, die von Restaurants zu uns geliefert werden und davon suche ich mir eines aus, es gibt also Optionen. Sie haben aber jetzt z.B. eine Betriebskantine, in der ich mir als Mitarbeiter etwas zu essen holen kann. In der Regel gibt es aber noch ungefähr 20 Alternativen, die insbesondere neuen Mitarbeitern nicht bekannt sind. Ich glaube, dass viele Mitarbeiter stolz sind, dass sie diese Alternativen herausgefunden haben und über dieses Wissen verfügen, andere jedoch nicht.

Ich lege nun also dieses Dokument an und zunächst einmal ist wichtig: Das Dokument darf nicht ganz leer sein. Lege ich einfach nur den Titel “Ideen für das Mittagessen in Wiesbaden” fest und sonst steht nichts in dem Dokument, dann ist die Wahrscheinlichkeit relativ gering, dass andere anfangen meine Ideen weiter zu treiben. Ich muss also so etwas wie einen Einleitungstext schreiben, der den Hinweis enthält, dass ich häufig das Problem habe, dass mir das Essen aus der Kantine nicht gefällt und dass ich mir Alternativen suchen will und danach fragen, welche Alternativen die Mitarbeiter kennen und auch selbst zwei bis drei Ideen präsentieren.

Diese Ideen füge ich nun also selbst in das Dokument mit ein. Der nächste Schritt ist dann, dass man in irgendeiner Form Aufmerksamkeit auf das Dokument lenkt, indem man beispielsweise anderen Leuten davon erzählt, eine E-Mail schickt oder, wenn sie irgendeinen Chatclient verwenden, könnten Sie auch sagen “Franz, hilf mir doch mal, vielleicht hast du ja auch eine Idee?”.

Ich fange also erstmal an das Dokument manuell zu “befeuern”, das kann auch sein, dass ich einem Freund im Unternehmen sage “Schreib doch auch mal rein, was du für Ideen hast!”. Der kennt vielleicht eine Currywurstbude in Laufnähe, die er dann mit dazu schreibt. Ein anderer sagt, dass es einen Kilometer weiter doch einen Rewe Markt gäbe, an dem man sowieso häufig vorbei fährt und der hat eine ganz tolle Salattheke oder eine heiße Theke, an der man ein belegtes Brötchen oder ähnliches kaufen kann. Habe ich dann zwei bis drei Leute, ist das ja quasi kollaborativ entstanden.

Tragen diese zwei bis drei Leute dann vielleicht fünf oder sechs unterschiedliche Sachen zusammen, dann wäre meines Erachtens nach der nächste Schritt zu betrachten: Welche Möglichkeiten gibt es bei uns im Unternehmen Sachen anzukündigen?
Wir von //SEIBERT/MEDIA haben selbst ein Produkt dafür entwickelt innerhalb von Confluence: Linchpin. Oder sie haben vielleicht ein bestehendes Intranet, in dem sie vielleicht irgendwo einen Beitrag schreiben können und sagen: “Wir sammeln Ideen für Mittagessen, vielleicht hat irgendjemand Lust dazu etwas beizutragen?”. Oder Sie machen ein Aushang am Schwarzen Brett, das kann ein kleiner Zettel sein mit “Ideen für das Mittagessen bitte hier eintragen.”.

Jedenfalls versuche ich Aufmerksamkeit auf dieses Dokument zu lenken. Das wichtige daran ist nicht, dass ich jetzt vom Geschäftsführer anschließend auf die Schulter geklopft bekomme, weil ich so ein wertvolles oder das Unternehmen veränderndes Dokument geschaffen habe, sondern wenn ich das ganz gut mache, dann kann ich nachweisen, dass ein anschlussfähiges Thema wie Mittagessen relativ schnell dazu führen kann, dass sehr viele unterschiedliche Leute an einem Dokument arbeiten.

Das ist mit herkömmlicher Technologie von vor zehn Jahres gar nicht möglich und auch gar nicht denkbar. Es gibt heute andere Alternativen, beispielsweise Google Docs, die GSuite oder auch Office 365, in denen auch denkbar ist, dass ich eine Tabelle erstelle, in der viele Leute etwas reinschreiben können. Das funktioniert in Confluence aber deutlich besser und das wäre jetzt eine Idee, die Sie nutzen könnten, um in Ihrem Unternehmen dafür zu sorgen, dass ein Confluence Dokument kollaborativ wächst.

Ein zweites Beispiel hatte ich ja noch angekündigt, das mehr oder weniger genauso funktioniert. Es handelt sich um eine Veranstaltungsliste.

Sie haben ein Sommerfest oder eine Abteilungsveranstaltung oder Sie gehen mit den Kollegen essen und die Frage ist: Wer kommt mit? Oder sagen wir es steht ein gemeinsames Grillen an, dann können die Leute in einem Wiki Dokument in Confluence eintragen “Komme ich?” und wenn ja “Was bringe ich mit?”. Eine relativ einfache Tabelle, die aber sehr viel bei der Koordination hilft.

Sie haben das bestimmt selbst schon einmal erlebt, wenn irgendein Freund von Ihnen eine Doodle-Umfrage geschickt hat und dann bei Doodle, auf einer mehr oder weniger öffentlichen Internetseite, die Leute eingetragen, ob sie kommen und was sie mitbringen. Da gibt es noch viele andere Apps, die das machen. Das Problem dieser Sache ist, dass es ja öffentlich ist, das heißt also jeder kann da rein schauen. Das ist für geschäftliche Inhalte eigentlich nicht geeignet. Ich kann jetzt für die Sache mit dem Grillfest auch noch Doodle benutzen, aber der große Vorteil von Confluence ist: Solche Events und der Koordinationsbedarf dafür kommen immer wieder. Vielleicht ist es ja auch eine Veranstaltung, zu der noch Kunden dazu kommen, da wäre das Vertraulichkeitsbedürfnis auch direkt mit dabei. Wichtig ist meines Erachtens nur, dass ich einen anschlussfähigen Inhalt habe, an dem möglichst viele Leute beteiligt sind.

Hier kann Confluence wirklich sehr gut seine Stärken ausspielen, weil ich ein zentrales Dokument habe, jeder hat gleichzeitig den aktuellen Stand, es ist sehr einfach kleinste Änderungen in diesem Dokument zu machen und man kann gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. All diese Vorteile können die Leute erleben; mit Ideen zu einem Mittagessen oder einer gemeinsam organisierten Veranstaltung.

Das sind zwei Ideen wie Sie anfangen können in Confluence mehr mit Ihren Kollegen zu kollaborieren. Ich hoffe das hilft Ihnen weiter. Ich freue mich über Feedback und andere Ideen, ich würde mich jedenfalls freuen, wenn das hier nicht nur eine Einbahnstraße wäre, sondern wenn wir Rückmeldung von Ihnen bekommen würden.

Vielen Dank, bis dann, tschüss!

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