Wir sind ein Reinigungsunternehmen und wollen mit unseren Kunden gemeinsam Audits unserer Arbeit durchführen. Das bedeutet, dass wir unsere Reinigung durch den Kunden leicht prüfbar machen wollen und dann auf Meldungen reagieren, wenn es doch mal zu Problemen kommen sollte. Könnt Ihr das mit Eurer Software unterstützen?
Ja, das geht mit unseren Ja-Nein-Fragen in unserer Checklisten-Software, die man prima für solche Audits nutzen kann. Der Ablauf wäre wie folgt:
- Ihr erstellt eine Liste für Eure Reinigungskraft, die diese abarbeitet.
- Optional könnte ein/e Vorarbeiter/in danach einen Audit machen. Dafür könntet Ihr die Checkliste einfach kopieren und in Ja-Nein-Fragen umwandeln.
- Noch relevanter und spannender ist aber die Möglichkeit, dass Kunden ebenfalls eine Checkliste für Audits erhalten.
- Die Vorarbeiter/in (und die Bearbeiter/in) sollten als Template-Manager in der Checklisten-Vorlage mit hinterlegt werden, damit sie E-Mails von den abgeschlossenen Kunden-Audits erhalten.
Eine Audit-Checkliste für Kunden
So eine Checkliste für Kunden-Audits sollte einfach und schnell gehalten sein. Wenn die Reinigungskraft für die Reinigung einer Gastro-Küche zum Beispiel 10 Aufgaben erledigen muss, könnte in der Kunden-Checkliste nur platt gefragt werden: „Ist in der Gastro-Küche alles in Ordnung?“
Vorteile einer Audit-Checkliste
Durch so eine Checkliste entstehen viele Vorteile:
- Kunden erhalten eine einfache und schnelle Möglichkeit, Rückmeldung zu geben, ohne lästige Umwege gehen zu müssen.
- Der Feedback-Kanal funktioniert digital zu jedem Zeitpunkt, der für den Kunden passend ist.
- Feedback erfolgt immer exakt im Kontext, so dass keinerlei Erklärungen erforderlich sind. Man kann einfach ein Foto anhängen und in der Notiz schreiben „Sieht nicht wie vereinbart aus.“. Bearbeiter/in und Vorarbeiter/in wissen sofort, welche Aufgabe gemeint sind und werden automatisch per E-Mail samt PDF-Anhang informiert.
- Die Qualität im Prozess steigt, weil einfach viel mehr zielgerichtete Kommunikation mit direktem Bezug auf die Leistung erfolgen kann.
- Alles ist dokumentiert und für alle einsehbar, so dass jederzeit sachlich miteinander gesprochen werden kann und keine „Bauchgefühle befragt“ werden müssen.
- Es brauchen keine Zugänge verwaltet oder Passwörter gemerkt werden, weil ein Zugriff auch über das öffentliche Internet zugänglich ist. (Natürlich gibt es auch Konten mit Nutzername und Passwort.)