Wie kann eine parallele Kommunikation zu offiziellen Dokumenten gut ablaufen (Small Talk)?
Die Frage muss etwas interpretiert werden. Ich gehe davon aus, dass ein Umfeld wie ein Qualitätsmanagement-Handbuch gemeint ist. In einem solchen Umfeld gibt es offizielle Dokumente und freigegebene Versionen. Diese Versionen sind Bestandteil von Audits und Zertifizierungsbemühungen des Unternehmens. Sie unterliegen einer Dokumentenlenkung und werden in der Regel von einer oder mehreren Personen geprüft und freigegeben. Und jetzt soll zu einem solchen Dokument ein Austausch und eine lockere Diskussion (Small Talk) ermöglicht werden.
Im Umfeld von Confluence und Linchpin ist das einfach umzusetzen. Die formale Freigabe und Dokumentenlenkung setzen wir in der Regel mit Comala Document Management und den darin enthaltenen Workflows um. Die Grundsoftware macht es möglich, Kommentare unter dem Dokument oder sogar im Dokument anzubringen und zu versionieren.
Die freigegebene Version kann dabei immer im Vordergrund bleiben. Das finden viele Kunden schön an der Comala-Lösung. Ich nicht, weil ich den Small Talk und die Aktualität schätze. Aber das ist konfigurierbar.
Das wäre meine Antwort auf die Frage.
Man könnte auch noch etwas weiter ausholen. Wenn man über Kommunikationskanäle nachdenkt, wie an anderer Stelle in diesem Buch bereits angesprochen, dann gibt es Kanäle, die für Small Talk gut geeignet sind, und es gibt Bereiche, in denen Dokumentation und Referenz gut aufgehoben sind. Und wenn die Software gut gebaut ist, dann kann der eine Kanal mit dem anderen verbunden werden. Zumindest mal über Links. Für den Small Talk eignen sich hervorragend der Gruppenchat und Microblogs. Für die offiziellen Dokumente sind Confluence und im Zweifel auch proprietäre Dokumentenformate wie PDF, PowerPoint oder Word denkbar.
In Confluence zum Beispiel gibt es die Möglichkeit, sowohl Seiten als auch Anhänge zu kommentieren. Das geht ganz allgemein, aber auch an bestimmten Stellen, um den direkten Kontext herzustellen und die Diskussion noch relevanter zu machen.
Wenn Sie sich fragen, wie Small Talk und Dokumentation gemeinsam ablaufen können, dann haben Sie bisher noch nicht erlebt, wie es funktionieren kann. Denn natürlich braucht man etwas Disziplin. Und es gibt Menschen, die trotz Aufklärung und täglicher Übung immer noch zu dokumentierende Dateien per E-Mail verschicken. Aber wie man das behandelt, wird an anderer Stelle geklärt.
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