Strukturen von Social Intranets? Vorgaben von Intranet-Projekten? Allgemeine Beteiligung am Intranet-Projekt schaffen?

Wie bekomme ich alle dazu, sich zu beteiligen? Wie viel Struktur und Vorgaben braucht es?

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Eine Zusammenarbeits-Software lebt von der Beteiligung der Mitarbeiter. Man könnte es als die Gretchenfrage bezeichnen. Ohne die Aktivität möglichst vieler in der Organisation ist die Software nahezu wertlos. Die einen brauchen wir als Schreibende. Die anderen als Lesende mit sporadischen Rückmeldungen wie “Gefällt mir” oder anderen Kommentaren.

In der idealen Welt erstellt jeder Nutzer jeden Tag neue Inhalte, liest und kommentiert. Kurz: Alle arbeiten mehrmals täglich aktiv mit dem Intranet. Diese ideale Situation herrscht aber eigentlich nie. Neue Mitarbeiter müssen sich erst mal daran gewöhnen, wie unser Intranet genutzt wird. Leute, die weniger technikaffin sind, wollen sich vielleicht gar nicht daran gewöhnen oder haben noch überhaupt keine relevante Einführung von irgendwem erhalten und wissen gar nicht genau, wie das laufen soll und was von ihnen erwartet wird.

Egal wie groß oder klein Ihre Organisation ist: Mit der Beteiligung werden Sie immer hadern. Sie werden immer mehr davon haben wollen. Allerdings ist es richtig, dass es eine Art “tipping point” gibt, ab dem das System auf breiter Ebene genutzt und anerkannt wird und neue Nutzer schon fast automatisch in das System und die aktive Nutzung gezogen werden. Über diesen Punkt wollen Sie hinaus kommen.

Das ganze vorliegende Buch beschäftigt sich damit, wie Sie dorthin kommen. Es gibt keine sieben Einzelmaßnahmen, die die Akzeptanz steigern, und der Rest sind Funktionen, die man halt braucht. Jede einzelne Funktion und jede Maßnahme sollte darauf ausgerichtet sein, die Akzeptanz des Gesamtsystems zu steigern. Einige Dinge sind direkt darauf ausgelegt. Wenn ich Ihnen am Tag des Intranet-Launchs einen Keks auf den Tisch lege, auf dem die Intranet-Adresse steht, oder im Eingang mit einem Info-Plakat und einem Notebook kurze Demos gebe, ist das direkt auf die Aufmerksamkeit gemünzt und jeder versteht sofort: Ich soll auf etwas aufmerksam werden und selbst aktiv sein.

Aber auch wenn wir statt eines Logins eine Single-Sign-on-Lösung etablieren, machen wir die Nutzung des Intranets einfacher und reduzieren die Hürden der Nutzung (hier: Logins, vergessene oder falsch eingegebene Passwörter, …).

Zur Struktur und den Vorgaben möchte ich gerne auf das entsprechende Kapitel Adil Nasri: Vorlagen in Intranets in unserem Intranet-Buch verweisen. Grundsätzlich gibt es ein Problem mit leeren Seiten (englisch: Empty Page Syndrome). Die Menschen fühlen sich von Ihnen abgeschreckt und überwältigt. Das ist nicht gut, weil es allzu oft verhindert, dass gute Inhalte geschrieben und dokumentiert werden.

Wer auf eine gut durchdachte und passende Vorlage zurückgreifen kann, hat es viel einfacher, weil er sich an der Struktur und den Vorgaben anderer entlanghangeln kann. Und ehe man es sich versieht, ist das Dokument schon mitten in der Entstehung und man braucht nur noch die eigenen Gedanken zu ergänzen. Und es sieht schon früh so gut aus, dass man sich traut, auf Speichern zu drücken und die Arbeit zu unterbrechen. Das ist in Intranets ein häufiges Problem. Ich kann meinen Entwurf nicht teilen, weil er noch nicht reif ist. Das ist zwar ein Hirngespinst, aber es ist resistent und weit verbreitet.

Ein Problem bei den Vorlagen ist, die “passende” zu finden. Oft sind Vorlagen halt recht generisch und allgemein und man löscht mehr oder weniger alles heraus, weil es gerade nicht passt. Dann ist man zwar beschäftigt, aber so richtig hilfreich ist das auch nicht.

Ich kenne keine Studien dazu. Aber man könnte hoffen, dass die Leute durch das “Tun” eben schon die Aktivierungsenergie aufgebracht haben und das Problem der ganz leeren Seite damit überwunden ist. Ich zweifle aber eher daran. Ich selbst beginne oft mit ganz leeren Seiten und starte einfach. Mir ist es egal, ob die Seite auf irgendwen zu kurz oder zu unfertig wirkt. Im Zweifel schreibe ich einen Banner oben rein: “An diesem Dokument arbeite ich noch.”

Aber ganz kurz: Ja, ich denke, dass Vorlagen hilfreich sein können. Und gerade in Fällen, in denen man gerne eine gewisse Strukturierung und Gleichartigkeit wünscht, sind sie sogar dringend angeraten.

Diese Frage ist Bestandteil unseres Intranet-Buchs. Lesen Sie weitere Fragen und Antworten und das komplette Intranetbuch kostenfrei digital bei uns oder sehr gĂĽnstig als eBook oder Paperback bei Amazon.