Teilen von vertraulichen Dokumenten

Hallo,

kann ich vertrauliche Dokumente mit Externen teilen, die nicht mit Google Workspace arbeiten?

Hallo!

Ja das ist möglich und funktioniert wie folgt: wenn man einen Externen einlädt bei einer Datei mitzuarbeiten (keine Linkfreigabe) und diese Person kein Google Konto hat, dann bekommt diese Person den Link zu der Datei geschickt. Sobald sie versucht die Datei zu öffnen, bekommt sie an die gleiche Adresse einen Pin zugeschickt. Mit diesem Pin muss sich die Person dann im Browser authentifizieren.

Sehen Sie auch gerne unsere Google Schulungen an.

Weitere Infos zu Google Sheets und Google Workspace gibt es hier in unserer Infothek.

Hallo @bwuerges, gilt das denn auch für Google Drive? Kann ich Dateien in Drive mit Externen teilen? Innerhalb meines Unternehmens geht es ja, aber nicht für Externe. Da habe ich die Einstellung nicht gefunden? Kannst du erklären, wie man das hinbekommt?

Hallo!

Danke für deine Frage! Ja, du kannst auch Dateien aus dem Drive mit Externen teilen.

Diese Option muss allerdings durch die Google Workspace Administratoren deines Unternehmens in der Adminkonsole aktiviert werden. Am Besten kontaktierst du hierfür einen der Google Workspace Admins deines Unternehmens.

Danke @bwuerges , das ist super, dass das geht. Aber ich bin der Admin :relaxed:, wir sind klein, benutzen aber Workspace Buisiness. Ich finde nicht, wie das geht, kann mir das vielleicht jemand kurz erklären? Das wäre echt toll.

Die Freigabeberechtigungen für Drive-Nutzer kannst du folgendermaßen festlegen:

  1. Besuche die Google Admin-Konsole unter admin.google.com

  2. Klicke auf Apps > Google Workspace > Google Drive und Google Docs.
    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  3. Klicke auf Freigabeeinstellungen.

  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwende die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Gebe andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.

  5. Aktiviere unter Freigabe außerhalb von Name_Ihrer_Organisation die Dateifreigabe und wähle die gewünschten Optionen aus.

  6. Klicke auf Speichern.
    Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Eine detaillierte Beschreibung findest du hier in der in der Google Dokumentation.

Oh, vielen Dank!!! Ich wäre ja auf alles, außer auf die Apps gekommen. Sehr versteckt, finde ich. Also echt, vielen lieben Dank, @bwuerges! :slight_smile:

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@bwuerges, sorry, es klappt noch nicht.

Ich habe alles eingestellt und es getestet. Die E-Mail, mit der ich teilen will, ist keine Google-Mail, sondern eine @me… Adresse. Also jemand, der kein Google Workspace Kunde ist oder GMail hat. Gibt es da noch eine extra Einstellung vielleicht? Denn wenn diese E-Mail-Adresse die Teilungs-Mail mit dem Link bekommt, und ich darauf klicke, muss ich mich in Google Workspace einloggen. Und das kann ich mit der Adresse ja nicht?

Es könnte eventuell daran liegen, dass mit der @me Adresse bereits ein Google Konto (Nicht Google Workspace Konto) angelegt wurde und daher die Anmeldeaufforderung erscheint. Ein solches Google Konto kann beispielsweise im Zuge der Nutzung eines Android Smartphones, der Google Suche oder YouTube angelegt worden sein.

Falls du dennoch nicht weiterkommst, prüfe eventuell noch einmal nach, ob du das Dokument korrekt für den Besucher/Externen freigegeben hast.

Danke, es klappt nicht, ich gebe auf…

Kann denn ein Externer grundsätzlich nicht von Google Drive runterladen, nur dort sehen und bearbeiten?

Eine Ferndiagnose ist leider auch für uns nicht ganz einfach. In unserem Blogartikel haben wir damals beschrieben wie man Dateien an Externe freigeben kann. Damals hieß Google Wrokspace noch G Suite, aber im Grunde haben sich die Funktionen nicht verändert. Schau doch einfach bei dem Blogartikel „Zusammenarbeit in Dokumenten mit Externen ohne Google-Account“ vorbei.

Externe können Dateien auch herunterladen, die Option kann in den Freigabeeinstellungen über das Zahnrad aktiviert bzw. deaktiviert werden.