Wie kleinteilig sollten Bereiche in Atlassian Confluence aufgeteilt werden?

struktur
linchpin
bereiche
spaces
confluence

#1

Hallo,

gibt es Erkenntnisse wie kleinteilig Bereiche aufgeteilt werden sollten? Macht es mehr Sinn einen großen Bereich zu erstellen und alles in der Seitenleiste zu sehen oder hilft es Organisationsuntergruppen in einzelnen, kleineren Bereichen abzubilden?

Danke und Gruß
Björn


#2

Das ist eine interessante Frage, die ich unseren Confluence-Consultants auch mal anlässlich dieser Frage hier gestellt habe. Die interessanteste Antwort von Katharina Alt war:

Es gibt keinen Grund, weniger Bereiche anzulegen. Mehr Bereiche sind fast immer sinnvoll.

Das war ziemlich am Ende der Diskussion von 5 Beratern (m/w), die jede Woche mehrfach mit Kunden diese Themen in Workshops behandeln. Wir bieten Confluence-Strukturworkshops im Rahmen von Linchpin-Intranet-Projekten oder auch einzeln für Confluence-Kunden an.

Ganz grundsätzlich ist das Anlegen und Löschen von Bereichen in Confluence in unserer Infothek mit einem Video dokumentiert:

Hilfreich zur Beantwortung der Frage, dürfte unsere Seite Entscheidungskriterien für neue Bereiche (Spaces) sein. Wer eine Antwort auf diese Frage wünscht, sollte da auf jeden Fall mal nachlesen.

Hier noch ein paar Notizen aus der Diskussion bei uns:

  • Rechte spielen als Abgrenzungskriterium bei Bereichen in Confluence eine wichtige Rolle. Oft haben einzelne Gruppen im Unternehmen Geheimnisse untereinander oder voreinander. Die mögen explizit begründet sein (Krankenstand von Mitarbeitern, Forschung & Entwicklung, Datenschutzanforderungen, Informationssicherheit, …) oder implizite Anforderungen sein (Marketing arbeitet immer erstmal unter sich …).
  • Umfang und Übersichtlichkeit sind ein weiterer, häufig genannter Punkt. Wenn man mehrere hundert Seiten in einem Bereich hat, sollte man mal darüber nachdenken, diesen im Intranet in mehrere Bereiche aufzuteilen.
  • Extranet-Anwendungsfälle erfordern oft zwangsläufig, dass Kunden, Partner und Lieferanten voneinander getrennt sind und sich teilweise sogar nicht mal über die Suche finden dürfen. Das erfordert eine Confluence-Extranet-Erweiterung und natürlich auch jeweils einzelne Bereiche.
  • Die semantische Trennung von Inhalten wie Themen, Produktbereiche oder Dienstleistungssparten kann auch ein guter Grund für separate Bereiche sein.
  • Die räumliche Trennung innerhalb der Organisation (z. B. Standorte, Ländergesellschaften, …) macht separierte Confluence-Bereiche oft erforderlich und ist sinnvoll, weil die Zusammenarbeit in diesen eh räumlich getrennten Teams so sinnvoll und relevant bleiben kann. Teams, die in München und Hamburg sitzen und in täglichen Zusammenfassungen oder Mentions ständig Inhalte sehen, die andere produziert haben, mit denen sie selbst gar nicht operativ zusammenarbeiten, finden Confluence schnell lahm und uninteressant.
  • Unterschiedliche Sprachen oder Anforderungen an Mehrsprachigkeit im Intranet sorgen regelmäßig für unterschiedliche Bereiche.
  • Einheitliche Workflows z. B. mit Comala Workflows oder anderen Erweiterungen können separierte Bereiche erforderlich machen.
  • Auch die einfache Archivierbarkeit (z. B. nach Abschluss eines Projekts) kann Grund für separierte Bereiche sein.
  • Man kann zwar auch Rechte in einem Bereich anhand der Seitenhierarchien konfigurieren. Das wird aber sehr schnell, sehr komplex und unübersichtlich und sollte nach Möglichkeit weitgehend vermieden werden.
  • Jeder Bereich kann eigene Bereichsadministratoren haben. Das spricht oft für eigene Bereiche für einzelne Organisationseinheiten, die auch eigene “Führungskräfte” haben.
  • Für eine sinnvolle Strukturierung von Microblogs und Topics im Rahmen von Microblogging in Confluence verwenden wir oft separate Bereiche.
  • Vorlagen können auf Bereichsebene konfiguriert werden. Wenn Vorlagen in der eigenen Arbeit eine wichtige Rolle spielen, kann das ein Ansatzpunkt sein.
  • In unseren Intranet-Projekten wird of das Design der Bereiche geändert. So kann in einem Extranet jeder Kunde zum Beispiel Anpassungen an sein Corporate Design erhalten oder die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens werden farblich voneinander abgehoben. Teilweise werden Farben auch genutzt, um zum Beispiel zwischen internen und geschützten Bereichen, solchen, auf die auch Freelancer Zugriff haben (intern öffentlich) und Extranet-Bereichen (Kunden können zugreifen) oder Informationen für die öffentliche Nutzung (Website-Inhalte) durch Farben unterschieden, damit Mitarbeiter sofort wissen, wo sie Internes besser nicht ablegen sollten.

Es gibt ein paar Gründe für weniger Bereiche:

  • Die Internet-Adresse ändert sich, wenn man Seiten von einem Bereich in den anderen verschiebt. Das kann lästig sein.
  • Der Hierarchiebaum ist an einer Stelle mit allen Seiten leichter zu pflegen, als separat für jeden Bereich.
  • Mit jedem Bereich entsteht ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand zur Administration. Das ist insbesondere der IT-Abteilung ein Dorn im Auge, weil viele Fachanwender sich irgendwann um Bereiche nicht mehr kümmern und diese dann “vergammeln”. Ein sinnvolles organisatorisches Konzept zur Pflege ist empfehlenswert.
  • Gerade in größeren Unternehmen entsteht schnell der Eindruck von “Unübersichtlichkeit”, wenn viele Bereiche angelegt werden. Man kann es sich in Workshops mit uns förmlich “niemals vorstellen”, dass zig, hunderte oder sogar tausende Bereiche erstellt werden könnten.
  • Potenzielle Verunsicherung bei den Anwendern: Wo soll ich eigentlich Inhalte einstellen?

Zusammenfassend muss festgehalten werden, dass die Definition von Bereichen jederzeit veränderlich ist und auch sein sollte. Es muss eine Balance gefunden werden, die die Zusammenarbeit fördert und das System stärkt. Die wenigsten Unternehmen können das definieren, ohne aktive Erfahrungen zu sammeln.


#3

vielen Dank für die ausführliche Antwort. Wir werden das Wiki demnächst recht kleinteilig implementieren und ich gebe Rückmeldung über die Erfahrungen damit!


#4

Unter der folgenden Adresse gibt es jetzt auch eine englische Antwort auf eine ziemlich ähnliche Frage:


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