Wir bekommen immer mehr E-Mails durch Atlassian Systeme. Sollten es nicht weniger werden?

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#1

Eigentlich sind wir intern angetreten, weil wir die E-Mails reduzieren wollten. Jetzt stellen wir fest, dass Confluence und Jira ja immer mehr E-Mails verschicken. Wie kann man das am besten eindämmen? Sollten wir den Mail-Server ganz abklemmen?


E-Mail Benachrichtigungen trotz entsprechender Einstellung
#2

Erlauben Sie einen agressiven Start in die Antwort:

Sie befinden sich auf dem Holzweg. Es geht nicht um wenige E-Mails, sondern um wenig Arbeitszeit mit E-Mails.

Der Frage liegt ein interessanter Trugschluss zugrunde, der uns ganz oft in Intranet-Projekten begegnet:

  • Wir sollten intern gar keine E-Mails mehr schreiben.
  • Und wenn wir das nicht erreichen, müssen wir wenigstens die Postfächer leeren und die Flut reduzieren.

Das ist beides falsch. Zum einen wird es Ihnen einfach nicht gelingen, weil die Menge an Nachrichten ständig zunimmt. Und viel wichtiger:

Wenn Sie einfach alle E-Mails markieren und dann auf “löschen” drücken, sind Sie in 2 Sekunden bei “Inbox Zero”.

Es ist einfach keine Frage der Menge an E-Mails, sondern eine Frage der Bearbeitungszeit. Wenn Sie 3-4 Stunden am Tag mit Mails verbringen, ist das nicht gesund. Wenn Sie 450 E-Mails in 20 Minuten bearbeiten können, spricht gegen die Menge an Mails gar nichts.

Benachrichtigungsmails von Confluence, Jira oder Linchpin können Sie gruppieren und in Zeiten von Stress einfach ignorieren. Denn die warten schön ordentlich in einem System. Sie können die Mails sogar löschen, weil das ja intern sinnvoll dokumentiert ist.

Schalten Sie nicht den Mailserver von Atlassian-Software ab. Reduzieren Sie nicht die Anzahl der Mails sondern die Zeit, die damit verbracht wird:

  1. Lassen Sie nicht zu, dass Aufgaben per E-Mail verteilt werden. Dafür sind Jira-Vorgänge da.
  2. Wenn ein Anhang an einer Mail hängt und kein Kunde einkopiert ist, gehört der komplette Inhalt ganz bestimmt in Confluence und nicht in diese E-Mail.

Mit diesen beiden einfachen Regeln erreichen Sie deutlich mehr.

Wenn Sie tatsächlich den Mailserver von Confluence deaktivieren, berauben Sie das System um eine wichtige Benachrichtigungsfunktion, für die E-Mail perfekt geeignet ist. Das ist so als wenn Sie sich die rechte Hand abschneiden würden. Nicht empfehlenswert. Sein lassen.


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